ERP 시스템 선정 체크리스트

ERP는 회사가 일하는 방식의 모델입니다. 주문이 어떻게 매출이 되고, 구매가 어떻게 매입채무가 되며, 재고가 창고와 생산 라인 사이에서 어떻게 움직이는지를 담습니다. 공급사를 초청하기 전에 이 모델을 문서로 정리하십시오. 견적부터 수금(quote to cash), 구매부터 지급(procure to pay), 계획부터 생산(plan to produce), 채용부터 퇴직(hire to retire)까지 10~15개의 엔드투엔드 시나리오를 귀사의 표현으로 기술하고, 귀사만의 예외 상황도 포함하십시오. 위탁 재고를 둔 유통사, 부산물이 나오는 제조사, 마일스톤 기준으로 청구하는 서비스 회사는 범용 시스템이 예고 없이 실패하는 전형적인 사례입니다.

공급사의 시나리오가 아니라 이 시나리오로 데모를 진행하십시오. 각 팀에 어려운 부분까지 포함한 전체 흐름을 보여 달라고 요청하십시오. 일부 결제된 청구서에 대한 대변 메모, 시스템과 맞지 않는 재고 실사, 공급업체 청구서가 늦게 도착한 월말 결산 같은 경우입니다. 답변의 질이 기능 목록의 길이보다 더 많은 것을 알려 줍니다.

적합성에는 플랫폼의 범위도 포함됩니다. 재무, 판매, 재고, 생산, 인사, 조달을 하나의 데이터 모델로 다루는 플랫폼은 이후의 연동 작업을 줄여 주고, 분야별 최고 제품을 조합한 전문 도구는 각 부서가 선호하는 화면을 제공합니다. 어느 쪽도 틀리지 않았지만, 조직이 떠안을 연동의 양이 여기서 결정되므로 신중하게 선택해야 합니다.

단독으로 운영되는 ERP는 없습니다. ERP는 은행, 이커머스 스토어, POS 시스템, 창고 또는 생산 시스템, CRM, 세무 당국의 서비스, 그리고 흔히 모회사의 연결 도구와 데이터를 주고받습니다. 선정 전에 연동 지도를 그리십시오. 연결마다 배치 방식인지 실시간인지, 어느 시스템이 데이터를 소유하는지, 상대 시스템을 사용할 수 없을 때 어떻게 되는지를 정하십시오.

다음으로 각 후보가 데이터를 어떻게 제공하는지 살펴보십시오. 조직이 관리할 수 있는 인증을 갖춘 문서화된 REST API, 이벤트용 웹훅, 자동화할 수 있는 대량 가져오기 및 내보내기가 최소한의 조건입니다. 데이터에 접근하는 유일한 방법이 공급사 컨설턴트가 저장 프로시저를 작성하는 것이라면, 앞으로의 모든 변경이 구매 발주가 됩니다. API 문서를 보여 달라고 하고, 어떤 다른 고객이 연동했는지 물어보십시오.

마지막으로 연동 로직을 어디에 둘지 정하십시오. 점대점 커넥터는 빨리 만들 수 있지만 유지보수에 시간이 걸리고, 조직이 소유하는 작은 연동 계층은 초기에 더 많은 작업이 필요하지만 3년 차쯤에는 비용이 훨씬 적게 듭니다.

이관은 전담 책임자가 있는 독립된 작업 흐름으로 다루십시오. 데이터 목록 작성부터 시작하십시오. 어떤 기준 정보(고객, 공급업체, 품목, 계정과목표, 직원)와 어떤 미결 거래(미결 청구서, 미결 구매 주문, 재고 잔액, 고정자산 대장)를 옮겨야 하는지, 그리고 이력을 보관소가 아닌 새 시스템에서 어디까지 조회할 수 있어야 하는지 정합니다.

적재하기 전에 데이터를 정제하십시오. 중복된 고객, 환산 계수 없이 단위가 세 개인 품목, 납세자 번호가 만료된 공급업체는 모두 가동 개시 주말의 대사 문제로 돌아옵니다. 적재 스크립트를 일찍 만들어 운영 데이터 사본으로 반복 실행하고, 매번 통제 합계(시산표, 매출채권 및 매입채무 연령 분석, 재고 평가)를 대사하십시오. 이미 여러 차례 수행했으므로 최종 적재는 아무 일 없이 끝나야 합니다.

전환 방식은 재무팀과 합의하십시오. 회계 기간 경계에서 기초 잔액으로 새로 시작하는 편이 거래 이력을 이관하는 것보다 간단합니다. 이력이 필요하다면 승인 전에 어떤 보고서가 동일하게 재현되어야 하는지 정확히 합의하십시오.

첫해에 실패하는 시스템은 기능 구성이 잘못된 경우가 드뭅니다. 대부분은 매일 시스템을 사용할 사람들이 변화에 참여하지 못하고 통보만 받은 경우입니다. 재무, 영업, 운영의 프로세스 책임자를 실질적인 권한을 가진 선정팀 구성원으로 참여시키십시오. 이들이 시나리오 데모를 진행하게 하고, IT 책임자와 함께 목표 프로세스를 승인하게 하십시오.

교육은 가동 개시 시점에 가깝게, 실제 운영 환경에서 보게 될 데이터로 역할별, 시나리오별로 계획하십시오. 교육 시작 전에 부서별 핵심 사용자를 지정하고 샌드박스에서 연습할 시간을 주십시오. 전환 후 일정 기간은 기존 시스템을 읽기 전용으로 유지하여 수치를 확인할 수 있게 하고, 미리 공지한 날짜에 종료하십시오.

마지막으로, 기존의 모든 보고서와 화면을 새 시스템에 다시 만들려고 하지 마십시오. 그중 일부는 새 시스템이 기본으로 제공하는 기능을 기존 시스템이 하지 못했기 때문에 존재했던 것입니다. 정말 부족한 것이 무엇인지 판단하기 전에 새 프로세스를 한 분기 동안 운영해 보십시오.