รายการตรวจสอบสำหรับการเลือกระบบ ERP

ERP คือแบบจำลองวิธีการทำงานของบริษัท ทั้งคำสั่งซื้อกลายเป็นรายได้อย่างไร การซื้อกลายเป็นเจ้าหนี้อย่างไร และสต็อกเคลื่อนระหว่างคลังสินค้ากับสายการผลิตอย่างไร ก่อนเชิญผู้ขายรายใด ให้เขียนแบบจำลองนั้นออกมาก่อน อธิบายสถานการณ์ตั้งแต่ต้นจนจบสิบถึงสิบห้าสถานการณ์ (ตั้งแต่เสนอราคาจนรับเงิน ตั้งแต่จัดซื้อจนจ่ายเงิน ตั้งแต่วางแผนจนผลิต ตั้งแต่รับพนักงานจนพ้นสภาพ) ด้วยคำพูดของคุณเอง รวมถึงกรณียกเว้นที่ทำให้ธุรกิจของคุณแตกต่าง ผู้จัดจำหน่ายที่มีสินค้าฝากขาย ผู้ผลิตที่มีผลพลอยได้ และบริษัทบริการที่วางบิลตามงวดงาน คือตัวอย่างทั่วไปที่ระบบสำเร็จรูปทั่วไปล้มเหลวโดยไม่มีสัญญาณเตือน

ใช้สถานการณ์เหล่านั้นเป็นแนวทางการสาธิตแทนบทที่ผู้ขายเตรียมมา ขอให้แต่ละทีมแสดงขั้นตอนทั้งหมด รวมถึงส่วนที่ยาก เช่น ใบลดหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระไปบางส่วน ผลการตรวจนับสต็อกที่ไม่ตรงกับระบบ หรือการปิดบัญชีสิ้นเดือนที่มีใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์มาล่าช้า คุณภาพของคำตอบบอกได้มากกว่าความยาวของรายการฟีเจอร์

ความเหมาะสมยังรวมถึงขอบเขตของแพลตฟอร์ม แพลตฟอร์มที่ครอบคลุมการเงิน การขาย สินค้าคงคลัง การผลิต ทรัพยากรบุคคล และการจัดซื้อ ในโมเดลข้อมูลเดียว ช่วยลดงานเชื่อมต่อระบบในภายหลัง ส่วนชุดเครื่องมือเฉพาะทางที่ดีที่สุดในแต่ละด้าน (Best-of-breed) ให้แต่ละฝ่ายได้หน้าจอที่ตนต้องการ ไม่มีแนวทางใดผิด แต่ควรเลือกอย่างตั้งใจ เพราะเป็นตัวกำหนดว่าองค์กรจะต้องดูแลงานเชื่อมต่อระบบมากเพียงใด

ไม่มี ERP ใดทำงานเพียงลำพัง ERP แลกเปลี่ยนข้อมูลกับธนาคาร หน้าร้านอีคอมเมิร์ซ ระบบขายหน้าร้าน ระบบคลังสินค้าหรือระบบการผลิต CRM บริการของหน่วยงานภาษี และบ่อยครั้งรวมถึงเครื่องมือจัดทำงบการเงินรวมของบริษัทแม่ ให้วาดแผนผังการเชื่อมต่อระบบก่อนตัดสินใจเลือก สำหรับการเชื่อมต่อแต่ละจุด ให้กำหนดว่าเป็นแบบชุด (Batch) หรือแบบเรียลไทม์ ระบบใดเป็นเจ้าของข้อมูล และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่ออีกฝั่งใช้งานไม่ได้

จากนั้นตรวจสอบว่าระบบที่พิจารณาแต่ละระบบเปิดให้เข้าถึงข้อมูลอย่างไร ข้อกำหนดขั้นต่ำคือ REST API ที่มีเอกสารประกอบพร้อมการยืนยันตัวตนที่องค์กรควบคุมได้ Webhook สำหรับเหตุการณ์ต่าง ๆ และการนำเข้าและส่งออกข้อมูลจำนวนมากที่ทำแบบอัตโนมัติได้ หากช่องทางเดียวในการเข้าถึงข้อมูลคือให้ที่ปรึกษาของผู้ขายเขียน Stored Procedure ทุกการเปลี่ยนแปลงในอนาคตจะกลายเป็นใบสั่งซื้อ ขอดูเอกสาร API และสอบถามว่ามีลูกค้ารายใดเชื่อมต่อกับ API นั้นแล้วบ้าง

สุดท้าย ให้ตัดสินใจว่าตรรกะการเชื่อมต่อจะอยู่ที่ใด การเชื่อมต่อแบบจุดต่อจุดสร้างได้เร็วแต่ดูแลยาก ส่วนชั้นการเชื่อมต่อขนาดเล็กที่องค์กรเป็นเจ้าของเองต้องใช้แรงมากกว่าในช่วงแรก แต่มีต้นทุนต่ำกว่ามากเมื่อถึงปีที่สาม

จัดการการโอนย้ายข้อมูลเป็นงานแยกที่มีผู้รับผิดชอบของตนเอง เริ่มจากการสำรวจข้อมูลว่าข้อมูลหลักใด (ลูกค้า ซัพพลายเออร์ สินค้า ผังบัญชี พนักงาน) และรายการที่ยังค้างอยู่ใด (ใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ใบสั่งซื้อที่ยังเปิดอยู่ ยอดคงเหลือสต็อก ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร) ต้องย้าย และประวัติย้อนหลังนานเพียงใดที่ต้องสืบค้นได้ในระบบใหม่ แทนการเก็บไว้ในคลังข้อมูลเก่า

ปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำเข้า ลูกค้าที่ซ้ำกัน สินค้าที่มีสามหน่วยนับแต่ไม่มีอัตราแปลงหน่วย และซัพพลายเออร์ที่เลขประจำตัวผู้เสียภาษีไม่เป็นปัจจุบัน ล้วนกลายเป็นปัญหาการกระทบยอดในสุดสัปดาห์ที่เริ่มใช้งานจริง ให้เตรียมสคริปต์นำเข้าข้อมูลตั้งแต่เนิ่น ๆ และรันซ้ำกับสำเนาของระบบจริง โดยกระทบยอดรวมควบคุม (งบทดลอง อายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ มูลค่าสต็อก) ทุกครั้ง การนำเข้าครั้งสุดท้ายควรราบรื่น เพราะได้ทำมาแล้วหลายครั้ง

ตกลงแนวทางการเปลี่ยนระบบกับฝ่ายการเงิน การเริ่มต้นใหม่ ณ ต้นงวดบัญชีด้วยยอดยกมานั้นง่ายกว่าการโอนย้ายประวัติรายการ หากจำเป็นต้องมีประวัติ ให้ตกลงให้ชัดเจนว่ารายงานใดต้องออกได้ตรงกันก่อนลงนามรับรอง

ระบบที่ล้มเหลวในปีแรกมักไม่ใช่ระบบที่มีฟีเจอร์ไม่ตรงความต้องการ แต่เป็นระบบที่ผู้ใช้งานประจำวันเพียงได้รับแจ้งเรื่องการเปลี่ยนแปลง แทนที่จะได้มีส่วนร่วม ให้เจ้าของกระบวนการจากฝ่ายการเงิน ฝ่ายขาย และฝ่ายปฏิบัติการ อยู่ในทีมคัดเลือกโดยมีอำนาจจริง ให้พวกเขาเป็นผู้ดำเนินการสาธิตตามสถานการณ์ และลงนามรับรองกระบวนการในอนาคตร่วมกับผู้อำนวยการฝ่ายไอที

วางแผนการฝึกอบรมตามบทบาทและตามสถานการณ์ ในช่วงใกล้วันเริ่มใช้งานจริง โดยใช้ข้อมูลที่ผู้ใช้งานจะเห็นในระบบจริง กำหนดผู้ใช้งานหลัก (Super-user) ในแต่ละฝ่ายก่อนเริ่มอบรม และให้เวลาพวกเขาทดลองใช้ในระบบทดสอบ (Sandbox) คงระบบเดิมไว้ในโหมดอ่านอย่างเดียวช่วงหนึ่งหลังเปลี่ยนระบบ เพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบตัวเลขได้ แล้วจึงปิดระบบในวันที่ประกาศไว้ล่วงหน้า

สุดท้าย หลีกเลี่ยงการสร้างรายงานและหน้าจอเดิมทุกรายการขึ้นใหม่ในระบบใหม่ บางรายการมีขึ้นเพียงเพราะระบบเดิมทำบางอย่างไม่ได้ ซึ่งระบบใหม่ทำได้อยู่แล้ว ให้เวลากระบวนการใหม่หนึ่งไตรมาสก่อนตัดสินว่าสิ่งใดขาดหายไปจริง